Văn phòng sở

Nhiệm vụ của Văn phòng

1. Lập chương trình công tác; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của Ban.

2. Theo dõi, tổng hợp tình hình công tác; làm báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Ban và cấp trên.

3. Tổ chức, kiểm tra việc chuẩn bị nội dung, lập chương trình và làm thư ký cho các cuộc họp, các Hội nghị do Ban Tổ chức Chính quyền Thành phố triệu tập. Tổng hợp, làm biên bản hoặc ra thông báo kết quả Hội nghị theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Ban.

4. Lập kế hoạch và tổ chức các buổi sinh hoạt chuyên đề, hội thảo các đề tài nghiên cứu khoa học (do các chuyên viên của Ban thực hiện) về các lĩnh vực do Ban quản lý.

5. Quản lý, tổ chức khai thác sử dụng máy vi tính để giải quyết các công việc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Ban.

6. Tổ chức công tác thông tin, lưu trữ tư liệu phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan.

7. Tổ chức việc góp ý dự thảo các văn bản pháp quy của Nhà nước khi có yêu cầu.

8. Chủ động với các Phòng đề xuất cải tiến, mẫu hóa thủ tục hành chính (quyết định, giấy mời họp…) của cơ quan và của ngành trực tiếp tiếp nhận và phối hợp với các Phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến giải quyết các đơn từ khiếu nại liên quan đến nhiệm vụ của Ban.

9. Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính văn thư:
     - Xử lý công văn, giấy tờ đi, đến và theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện.
     - Quản lý con dấu
     - Đánh máy, sao chụp, in ấn tài liệu
     - Lập lịch công tác tuần
     - Tiếp và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.

10. Quản lý kinh phí, tài sản của cơ quan theo đúng chế độ quy định của Nhà nước.

11. Giúp Lãnh đạo Ban quản lý tổ chức, biên chế và đề xuất việc kiện toàn tổ chức, sắp xếp bố trí, nhận xét, đánh giá cán bộ công chức trong cơ quan. Quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ công chức trong cơ quan.

12. Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với cán bộ công chức làm việc tại Ban.

13. Tổ chức và theo dõi việc thực hiện quy chế làm việc, phong trào thi đua của cơ quan.

14. Xem xét giúp Trưởng Ban quản lý về mặt pháp chế các văn bản do Ban phát hành hoặc trình cấp trên.

15. Tổ chức sắp xếp nơi làm việc; bố trí phương tiện công tác, chăm lo phục vụ đời sống cho công chức – viên chức và tổ chức bảo vệ cơ quan.

Văn phòng có 01 Chánh Văn phòng, từ 01-02 Phó Văn phòng, biên chế chung là 14 người.