Văn phòng sở

Nhiệm vụ của Văn phòng

1. Tổng hợp, trình Giám đốc thông qua các chương trình, kế hoạch công tác của Sở; triển khai, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cơ quan thuộc và trực thuộc Sở thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác.

2. Phối hợp với các đơn vị, cơ quan thuộc và trực thuộc Sở tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước cho công chức, viên chức và người lao động thuộc Sở.

3. Tham mưu tổ chức các cuộc họp giao ban hằng tuần, họp sơ kết, tổng kết hằng quý, 6 tháng, 9 tháng, năm của Sở và các cuộc họp khác do Lãnh đạo Sở phân công, bao gồm thành phần tham dự, thời gian, nội dung cuộc họp và thông báo kết luận sau cuộc họp nếu cần thiết.

4. Giúp Giám đốc thực hiện công tác đối nội, đối ngoại theo các lĩnh vực công tác được giao. Tổ chức đón tiếp và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.

5. Rà soát thẩm quyền ban hành văn bản, kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trước khi trình Lãnh đạo Sở ký ban hành; thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ bí mật nhà nước.

6. Tổng hợp, tham mưu Báo cáo kết quả hoạt động và chương trình công tác của Sở hằng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm và các báo cáo khác có liên quan đến việc triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch của Thành ủy, Ủy ban nhân dân Thành phố, Bộ Nội vụ và các đơn vị, cơ quan khác trong nội bộ Sở khi có yêu cầu.

7. Tham mưu Giám đốc về công tác tổ chức bộ máy; quản lý, sử dụng biên chế; công tác công chức, viên chức tại Sở (tuyển dụng; quản lý; sử dụng; đào tạo, bồi dưỡng; điều động; bổ nhiệm; bổ nhiệm lại; luân chuyển; đánh giá; khen thưởng; kỷ luật; thực hiện chế độ, chính sách gồm: bổ nhiệm ngạch, nâng ngạch, chuyển xếp lại ngạch, bậc lương, nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng phụ cấp thâm niên vượt khung…); tổng hợp, theo dõi, lưu trữ hồ sơ của công chức, viên chức và người lao động thuộc Sở theo quy định; cập nhật dữ liệu công chức, viên chức và người lao động thuộc Sở trong Phần mềm Quản lý cán bộ, công chức.

8. Triển khai, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cơ quan thuộc và trực thuộc Sở thực hiện Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động của Sở; phối hợp với Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở thành viên cơ quan Sở tổ chức Hội nghị công chức, người lao động hằng năm của cơ quan Sở.

9. Giúp Giám đốc thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; bình đẳng giới tại Sở.

10. Tham mưu tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong nội bộ Sở và tổng hợp, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng của Sở với các cụm, khối thi đua thuộc Thành phố.

11. Công tác pháp chế

a) Tham mưu Giám đốc tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc ngành Nội vụ trên địa bàn Thành phố.

b) Rà soát về thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do Sở tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành; phối hợp với các đơn vị, cơ quan thuộc và trực thuộc Sở trong việc góp ý, xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến ngành Nội vụ.

c) Tham mưu Giám đốc các vấn đề liên quan trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động cải cách thủ tục hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính tại Sở; phối hợp với các đơn vị, cơ quan thuộc và trực thuộc Sở tổ chức triển khai, thực hiện các nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.

12. Công tác công nghệ thông tin

a) Đề xuất mua sắm, sửa chữa, cài đặt chương trình máy tính và các thiết bị tin học khi có yêu cầu.

b) Tiếp nhận và cài đặt các máy trạm mới khi có yêu cầu.

c) Theo dõi, cập nhật thường xuyên phiên bản mới nhất chương trình diệt virus, các bản vá lỗi trên các máy chủ và máy trạm.

d) Duy trì hoạt động, theo dõi, bảo đảm an toàn hệ thống chống sét và hệ thống mạng tại cơ quan Sở.

đ) Tiếp tục triển khai, sử dụng hiệu quản Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Trang Thông tin điện tử của Sở.

e) Duy trì, bảo dưỡng hệ thống phần mềm ứng dụng hoạt động hiệu quả và xuyên suốt.

g) Sao lưu định kỳ các chương trình ứng dụng do Văn phòng Sở quản lý để đề phòng rủi ro.

h) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc khôi phục lại các chương trình ứng dụng sau khi có hỏng hóc hoặc sự cố xảy ra.

i) Hỗ trợ các đơn vị thuộc Sở trong quá trình sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Trang Thông tin điện tử của Sở và hộp thư điện tử của Thành phố.

k) Phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình sử dụng Phần mềm hỗ trợ bầu cử.

13. Công tác văn thư, lưu trữ

a) Công tác tiếp nhận và trả kết quả

- Tiếp nhận, cập nhật hồ sơ, công văn đi, đến, giấy mời họp chuyển Lãnh đạo Sở, các đơn vị, cơ quan thuộc và trực thuộc Sở để giải quyết và dự họp; sao chụp tài liệu, đóng dấu, phát hành. Triển khai, thực hiện các quy trình, thủ tục hành chính, các dịch vụ công trực tuyến.

- Quản lý việc sử dụng con dấu: Sở Nội vụ, Đảng ủy, Thanh tra, Hội Cựu Chiến binh, Ban Chấp hành Công đoàn và Ban Chấp hành Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Sở Nội vụ.

b) Công tác lưu trữ

- Giúp Giám đốc hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng và số hóa tài liệu lưu trữ.

- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của Giám đốc.

14. Công tác kế toán, quản trị

a) Công tác kế toán

- Giúp Giám đốc quản lý, sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước theo quy định.

- Lập dự toán hằng năm và báo cáo quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước.

- Báo cáo công khai tài chính kinh phí ngân sách nhà nước.

- Tổng hợp dự toán và báo cáo, kiểm tra quyết toán các cơ quan trực thuộc Sở theo thẩm quyền.

- Theo dõi, giám sát tiến độ thanh quyết toán các dự án có liên quan về đào tạo, công nghệ thông tin...

b) Công tác quản trị

- Giúp Giám đốc quản lý, sử dụng tài sản của cơ quan Sở theo quy định; sắp xếp bố trí phương tiện đi lại phục vụ công tác.

- Tổ chức, sắp xếp, bố trí nơi làm việc; mua sắm, lắp đặt, bảo trì, sửa chữa máy móc (máy phô tô, máy lạnh, hệ thống âm thanh…), thiết bị, cung cấp văn phòng phẩm để phục vụ công tác chuyên môn.

- Lau dọn vệ sinh các phòng làm việc của Lãnh đạo Sở, các khu vực chung của cơ quan Sở (hành lang, cầu thang, hội trường, phòng họp, nhà vệ sinh…) và chuẩn bị hội trường, phòng họp cho cơ quan Sở.

- Thực hiện công tác đảm bảo an ninh trật tự, an toàn phòng cháy chữa cháy.

15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao theo quy định của pháp luật.

Sở Nội vụ