Thực hiện Công văn số 444/VTLTNN-NV ngày 07 tháng 6 năm 2022 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về báo cáo tổng kết thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, ngày 02 tháng 8 năm 2022, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Báo cáo số 139/BC-UBND về tổng kết thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

Báo cáo có nội dung chủ yếu về kết quả thực hiện Chỉ thị số 30/CT-TTg:

1. Phổ biến, tuyên truyền Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

a) Các hình thức phổ biến, tuyên truyền Chỉ thị số 35/CT-TTg

Công tác triển khai và tổ chức tuyên truyền, bằng các hình thức: Ban hành văn bản chỉ đạo, tổ chức Hội nghị phổ biến, quán triệt cho cán bộ, công chức lãnh đạo các cơ quan, tổ chức; Giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành, sao gửi và viết tin bài lên Website của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan, tổ chức.

b) Hoạt động hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (số lượng, hình thức tập huấn, nội dung, đối tượng tham gia tập huấn, kết quả tập huấn).

- Thành phố tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ: phối hợp Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh (nay là Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh), Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức 40 lớp bồi dưỡng cho hơn 2.533 lượt công chức, viên chứci tham dự.

- Thành phố tổ chức tập huấn nghiệp vụ: phối hợp Học viện Cán bộ Thành phố, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử đến các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố: với hơn 22.384 lượt.

- Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức mời Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) phối hợp tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cho công chức, viên chức tại 73 cơ quan, tổ chức với hơn 11.384 lượt người tham dự.

c) Kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

- Số lượng cơ quan được kiểm tra hàng năm: tổng cộng có 78 cơ quan, tổ chức được kiểm tra (từ năm 2017 đến năm 2021).

- Sau kiểm tra, Sở Nội vụ đã kịp thời tham mưu trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành các văn bản chỉ đạo để thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời Sở Nội vụ ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ.

2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ

Để triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ Thành phố đã ban hành các văn bản như sau:

- Công văn số 6084/UBND-VX ngày 04 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ.

- Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

- Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, giai đoạn 1975 - 2015.

- Quyết định số 559/QĐ-UBND ngày 06 tháng 02 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc phê duyệt Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018-2022.

- Quyết định số 3731/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc phê duyệt Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

- Quyết định số 2801/QĐ-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cơ quan cấp huyện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

- Kế hoạch số 4394/KH-SNV ngày 03 tháng 11 năm 2017 của Sở Nội vụ Tổ chức thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.

3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

a) Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Về xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ: đa số các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố đã xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan.

- Số lượng hồ sơ được lập sơ bộ: 1.044.585; số lượng hồ sơ được lập hoàn chỉnh: 1.646.260; Số lượng tài liệu bó gói, tích đống: 32.060 mét giá; Số lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan: 2.690.845.

- Loại hình tài liệu và chất lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan: chủ yếu là tài liệu hành chính, nghiệp vụ và chuyên ngành, việc thực hiện lập hồ sơ, tài liệu đạt chất lượng theo quy định. Hệ thống công cụ tra cứu và cơ sở dữ liệu: đa số sử dụng trên chương trình Excel.

- Việc thẩm định và hủy tài liệu hết giá trị: 19.925 mét giá.

b) Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg.

- Số lượt chỉnh lý: 52. Thời gian tài liệu đưa ra chỉnh lý: 1975 - 2015. Số lượng hồ sơ, tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh: 35.035 mét giá. Số lượng hồ sơ, tài liệu chưa chỉnh lý: 72.790 mét giá.

- Chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý: qua kết quả kiểm tra thực tế, chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý cơ bản đáp ứng yêu cầu về phương án, kỹ thuật về nghiệp vụ chỉnh lý đặt ra của Thành phố; tuy nhiên, còn một số tổ chức trúng nhiều gói thầu và sang nhượng cho tổ chức khác thực hiện, nên ảnh hưởng đến kết quả, chất lượng hồ sơ và tiến độ thực hiện chưa đảm bảo.

c) Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Số lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu: đang chuẩn bị giao nộp.

4. Ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân

a) Ưu điểm

- Từ khi Chỉ thị số 35/CT-TTg có hiệu lực, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố từng bước đi vào nền nếp, có chuyển biến tích cực, được lãnh đạo các cấp quan tâm, góp phần quan trọng trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt công tác quản lý tại các cơ quan, tổ chức.

- Công tác lưu trữ được Ủy ban nhân dân Thành phố quan tâm chỉ đạo, phê duyệt nhiều đề án, kế hoạch phát triển ngành như: Chỉ thị về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ Thành phố; Đề án chỉnh lý, Đề án thu thập, Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ…

- Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ với nhiều hình thức phong phú; công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ được tăng cường đã tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu trữ được kiện toàn, đội ngũ công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ được tăng cường về số lượng và chất lượng, bước đầu đi vào tính chuyên nghiệp, từ đó công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ngày càng yêu nghề và nhiệt huyết trong công việc.

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm chỉ đạo, triển khai thực hiện các nhiệm vụ trong công tác văn  thư, lưu trữ như: tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; đầu tư xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nước.

b) Hạn chế

Bên cạnh các mặt ưu điểm trong quá trình thực hiện còn một số hạn chế:

- Thủ trưởng một số cơ quan, tổ chức chưa quan tâm, chỉ đạo thực hiện các mặt công tác văn thư, lưu trữ; nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức còn thiếu về số lượng, kiêm nhiệm nhiều công tác khác, chưa được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ dẫn đến nhân sự thiếu ổn định và hiệu quả công tác còn hạn chế.

- Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ còn ít, nhất là công tác chỉnh lý, đầu tư Kho Lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu.

- Việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc; khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý còn rất lớn; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức chưa được thực hiện hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu, chưa được thống nhất.

c) Nguyên nhân

- Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức chưa được đào tạo đúng chuyên ngành; kiêm nhiệm nhiều việc khác; thường xuyên thay đổi.

- Chưa có chế độ phụ cấp cho người làm công tác văn thư, chế độ phụ cấp cho người làm công tác lưu trữ còn thấp; công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan chưa được đề cao dẫn đến người làm văn thư, lưu trữ không yên tâm công tác.

5. Nhiệm vụ và giải pháp trong thời gian tới

a) Nhiệm vụ trọng tâm

- Tiếp tục chỉ đạo các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Tổ chức thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 559/QĐ-UBND.

- Tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố theo Quyết định số 5663/QĐ-UBND.

- Thực hiện các nội dụng, nhiệm vụ theo Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

b) Các giải pháp chủ yếu

- Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu đảm bảo hồ sơ sau chỉnh lý đạt chất lượng theo quy định.

- Tổ chức hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Triển khai xây dựng, bổ sung phần mềm quản lý văn bản đảm bảo việc lập, quản lý hồ sơ điện tử, nhằm tránh tồn đọng tài liệu giấy.

Báo cáo số 139/BC-UBND